(13.1) Payment Report – Tổng quan về quy trình thanh toán – Cách xem báo cáo và theo dõi dòng tiền trên Amazon – Theo dõi đơn hàng và dòng tiền

1/Tổng quan về Payment Process – Quy trình thanh toán trên Amazon

Khi có đơn hàng, quy trình thanh toán diễn ra như sau:

1. Thu tiền từ khách: Amazon nhận thanh toán từ người mua. Hình thức thanh toán có thể là trả ngay (với khách B2C) hoặc trả sau qua hóa đơn (Pay by Invoice PBI – áp dụng cho khách hàng B2B).
2. Amazon xử lý: Amazon tạm giữ số tiền này trong 1 khoảng thời gian (các khoảng thời gian này khác nhau tùy theo đơn hàng, trong phần dưới, Eazyppc diễn giải kỹ hơn). Tuy nhiên, trong thời gian này, Amazon sẽ trừ đi các khoản phí dịch vụ (phí giới thiệu, phí FBA, phí quảng cáo…), xử lý các yêu cầu hoàn tiền (refund) và áp dụng các chính sách giữ tiền tạm thời (Deferred Transactions, Account Level Reserve).
   • -> Seller có thể đọc thêm về dự trữ vốn lưu động để tránh đứt gãy khi kinh doanh trên Amazon.
3. Amazon trả tiền cho Seller: Sau một kỳ thanh toán – settlement period (14 ngày) và khi các điều kiện được đáp ứng (giao hàng thành công, khách hàng thanh toán hóa đơn), Amazon sẽ tổng hợp các khoản tiền “sẵn sàng giải ngân” (Released) vào Funds Available & vào một kỳ thanh toán (settlement period) -> chuyển số tiền cuối cùng vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký.

Có hai luồng xử lý chính cho dòng tiền đơn hàng:

A. Standard Orders – B2C (Khách hàng trả tiền ngay) 

1. Khách đặt hàng & trả tiền: Khách hàng thanh toán ngay khi đặt hàng.
2. Giao dịch xuất hiện & bị trì hoãn (Deferred): Đơn hàng xuất hiện trong tài khoản Seller Central của bạn, ở trạng thái “Deferred”.
   • Lý do chính: Chính sách dựa trên ngày giao hàng (Delivery date policy). Amazon giữ lại tiền bán hàng trong một khoảng thời gian (7-14 ngày) sau khi hàng được giao thành công để đảm bảo khách hàng hài lòng và để dự phòng cho các trường hợp trả hàng, khiếu nại A-to-z Claim, hoặc bồi hoàn thẻ tín dụng (chargeback).
   • Ví dụ dòng thời gian: Đơn hàng đặt ngày 1/1 -> Gửi hàng ngày 1/1 -> Giao thành công ngày 4/1 -> Tiền bị giữ đến hết ngày 11/1 (4/1 + 7 ngày) -> Giao dịch chuyển sang “Released” vào ngày 11/1.
3. Giao dịch được giải ngân (Released): Khi hết thời gian trì hoãn theo chính sách ngày giao hàng, trạng thái giao dịch chuyển thành “Released”.
4. Tổng hợp vào kỳ thanh toán: Các giao dịch “Released” này sẽ được đưa vào kỳ thanh toán tiếp theo (settlement period)

B. Invoice Orders – B2B (Pay by Invoice – PBI)

1. Pay by Invoice là phương thức cho phép những khách hàng B2B mua hàng và nhận hóa đơn để thanh toán sau. Mỗi khách hàng có một “hạn mức tín dụng” (credit terms) riêng do Amazon xác định (ví dụ: Net 30 – nghĩa là hóa đơn cần được thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn).
2. Khách đặt hàng (Qua PBI): Khách hàng B2B chọn thanh toán bằng hóa đơn.
3. Giao dịch xuất hiện & bị trì hoãn (Deferred): Đơn hàng PBI xuất hiện trong tài khoản của bạn với trạng thái “Deferred” bởi lý do ‘Invoiced order’.
   • Amazon chờ người mua thanh toán hóa đơn (Orders are pending buyer payment).
4. Giao dịch được giải ngân (Released): Trạng thái giao dịch chuyển thành “Released” khi người mua thanh toán hóa đơn cho Amazon.
5. Bảo lãnh thanh toán từ Amazon: Trong trường hợp người mua chậm thanh toán, Amazon sẽ vẫn trả tiền cho người bán vào ngày thứ 15 sau ngày đến hạn thanh toán hóa đơn, ngay cả khi người mua B2B chưa trả tiền.
6. Tổng hợp vào kỳ thanh toán: Các giao dịch PBI “Released” (sau khi khách trả tiền hoặc sau 15 ngày quá hạn) sẽ được đưa vào kỳ thanh toán.
7. Lưu ý quan trọng:
   • Seller không được tự gửi hóa đơn hay yêu cầu thanh toán trực tiếp từ khách hàng cho các đơn PBI. Amazon sẽ làm việc này.
   • Nếu Seller muốn nhận sớm hơn phải chi ra phí 1.5% tổng doanh thu đó.

2/ Các định nghĩa chung trong xử lý Payment – Thanh Toán

• Kỳ thanh toán (Settlement Period): Amazon gộp tất cả các giao dịch đã “Released” trong một kỳ (thường là 14 ngày) để tính toán số tiền trả cho Seller.
• Tính toán thanh toán: Số tiền bạn nhận = (Tổng doanh thu ‘Released‘) – (Tổng hoàn tiền ‘Refund‘) – (Tổng chi phí liên quan) – (Khoản dự trữ cấp tài khoản ‘Account Level Reserves‘ ).
• Chuyển tiền (Disbursement): Amazon thực hiện lệnh chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng Seller đã đăng ký.
• Thời gian tiền về ngân hàng: Có thể mất tối đa 5 ngày làm việc để tiền nổi trong tài khoản ngân hàng sau khi Amazon đã thực hiện lệnh chuyển.
  • 

3/ Giải thích các báo cáo và chỉ số 

1. Statement View (Tổng hợp sao kê):

• Đây là trang tổng hợp chính, cho Seller cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính trong một kỳ thanh toán.
• Deferred Transactions: Số tiền từ các giao dịch chưa “Released” (bao gồm cả chờ giao hàng xong và chờ thanh toán hóa đơn PBI) sẽ không được tính vào “Available Funds” (Số dư khả dụng) của kỳ này.
• Account Level Reserves (Khoản dự trữ cấp tài khoản): khoản tiền Amazon giữ lại để phòng ngừa tất cả rủi ro (A-z Claim, chargeback, return…). Khoản này độc lập với các giao dịch bị trì hoãn (Deferred Transactions).
• Chứa các mục như Beginning Balance, Sales, Refunds, Expenses.
  • Beginning Balance (Số dư đầu kỳ): Số tiền được chuyển từ kỳ thanh toán trước sang, bao gồm cả các khoản dự trữ  (Account Level Reserves) và các khoản thanh toán thất bại (nếu có).
  • Sales (Doanh thu): Tổng số tiền thu được từ các đơn hàng, bao gồm:
    • Product Charges: Giá sản phẩm nhân với số lượng bán ra.
    • Shipping: Phí vận chuyển thu từ khách hàng.
    • Tax: Thuế bán hàng thu từ khách hàng.
    • Promo Rebates: Khoản trừ cho các chương trình giảm giá, khuyến mãi bạn tạo ra.
    • Other: Các khoản khác
  • Refunds (Hoàn tiền): Tổng số tiền hoàn lại cho khách hàng hoặc các chi phí liên quan.
    • Refunded Expenses: Khoản tiền hoàn lại cho các chi phí Amazon đã thu
    • Refunded Sales: Khoản tiền hoàn lại cho khách
  • Expenses (Chi phí): Các khoản phí Amazon trừ vào tài khoản của Seller.
    • Amazon Fees – Tổng hợp các loại chi phí
    • FBA Fees: Các phí FBA không liên quan trực tiếp đến đơn hàng như phí lưu kho, phí yêu cầu hủy hàng tồn kho.
    • Cost of Advertising: Chi phí đã chi cho quảng cáo trên Amazon.
    • Other: Các loại phí khác như phí sử dụng coupon,..
  • Account Level Reserves (Khoản dự trữ cấp tài khoản): Đây là số tiền Amazon tạm giữ lại để đảm bảo bạn có đủ khả năng chi trả cho các khiếu nại (A-to-z claims) hoặc yêu cầu bồi hoàn từ thẻ tín dụng (chargebacks) có thể xảy ra trong tương lai. Lý do có khoản này thường là:
    • Có khiếu nại A-to-z đang mở.
    • Có chargeback trong vòng 90 ngày qua.
    • Hiệu suất bán hàng (performance metrics) dưới mức tiêu chuẩn của Amazon.
    • Tài khoản đang bị xem xét (ví dụ: do thay đổi đột ngột về doanh số, hoặc người bán mới có thời gian giao hàng dự kiến dài).
    • Yêu cầu giữ lại thuế thu nhập theo quy định địa phương.
    • Lưu ý quan trọng: Khoản này khác với “Deferred Transactions”.
• Seller có thể vào ‘All Statements‘ để tải báo cáo tổng hợp theo chu kỳ thanh toán (settlement period)

2. Transaction View (Xem giao dịch):

• Hiển thị chi tiết từng giao dịch (đơn hàng, hoàn tiền, phí Amazon thu…) trong một khoảng thời gian bạn chọn
• Quan trọng để theo dõi trạng thái: Deferred hoặc Released.
• Cách xem đơn hàng Deffered: Vào Transaction View, chọn bộ lọc “Transaction Status” là Deferred transactions. Các đơn hàng PBI đang chờ khách thanh toán sẽ nằm trong danh sách này cùng với các đơn hàng khác đang bị trì hoãn vì lý do giao hàng.

3. Deferred Transactions (Giao dịch bị trì hoãn – Khái niệm & Báo cáo):

• Bao gồm tất cả các giao dịch chưa được giải ngân tiền.
• Lý do trì hoãn chính:
  • Delivery date policy: Chờ xác nhận giao hàng thành công và qua thời gian chờ.
  • Chờ người mua thanh toán hóa đơn (Invoiced orders – PBI).
• Có thể xem danh sách các giao dịch này và lý do trì hoãn trong Transaction View (chọn bộ lọc ‘Deferred transactions’) hoặc tải báo cáo ‘Deferred Transaction’ riêng.

4. Disbursements & Settlement Reports:

• Hiển thị số tiền đã được Amazon chuyển vào tài khoản ngân hàng trong mỗi kỳ thanh toán và trạng thái của lệnh chuyển tiền đó.
• Chứa các Settlement Reports (Báo cáo quyết toán): Báo cáo chi tiết nhất về tất cả các giao dịch tài chính trong một kỳ thanh toán cụ thể.

5. Recent Payout:

• Khoản tiền được thanh toán kỳ vừa rồi

6. Xử Lý Hoàn Tiền (Refunds) 

• Đơn hàng B2C: Hoàn tiền được xử lý và trừ vào số Total Balance.
• Đơn hàng Pay by Invoice (PBI):
  • Nếu xử lý hoàn tiền trước khi người mua thanh toán hóa đơn: Khoản tiền hoàn lại sẽ được treo lại và tự động cấn trừ vào doanh thu của đơn hàng đó khi giao dịch được “Released” (tức là khi người mua trả tiền hoặc sau 15 ngày quá hạn).
  • Nếu xử lý hoàn tiền sau khi người mua đã thanh toán hóa đơn: Khoản tiền hoàn lại sẽ được trừ ngay lập tức vào “Available Balance” (Số dư khả dụng).

7. Xem báo cáo Reports Repossitory

• Chú ý: Thông tin này không được xem là tư vấn kế toán, thuế, không có giá trị pháp lý. Tất cả các khoản phí đều đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) áp dụng.
• Tổng hợp các loại Chi và Thu, chi tiết số tiền chuyển khoản dạng PDF
  • 

4/ Các lý do khiến tiền chưa được thanh toán trong các kỳ Payout

• Tiền đang bị trì hoãn (Deferred Transactions): Do Delivery Date Policy xong HOẶC chờ khách hàng thanh toán hóa đơn PBI.
• Tiền đang bị giữ lại cho Account Level Reserve
• Thông tin ngân hàng/thẻ tín dụng sai/thiếu.
  • Lưu ý: Mỗi khi cập nhật thông tin ngân hàng, sẽ có thời gian chờ bảo mật 3 ngày trước khi Amazon có thể chuyển tiền.
• Số dư tài khoản âm.
• Tài khoản có vấn đề về hiệu suất hoặc hoạt động đáng ngờ: Seller có thể kiểm tra thông báo trong mục Performance Notifications.

5/ Lưu ý khác